Kennst du das Gefühl, dich bei der Arbeit nicht fokussieren zu können? Eher dauergestresst als produktiv zu sein?
Du machst eigentlich tausend Sachen am Tag, hast am Ende aber das Gefühl, kaum was geschafft zu haben? Vielleicht liegt das daran, dass du dabei immer abgelenkt bist – oder dir keine klaren Ziele gesetzt hast.
Falls du glaubst, das könnte auf dich zutreffen, hast du hier 8 Tipps, die dir helfen können, dich besser zu organisieren und somit fokussierter, freudiger und produktiver an deine Arbeit zu gehen.
1. Ziele sortieren
Du kannst dir angewöhnen, deine Aufgaben und Ziele aufzuschreiben und nach Priorität oder Wichtigkeit zu ordnen. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn du das Gefühl hast, keinen Überblick oder immer zu viele kleine Sachen zu tun zu haben, die sich anhäufen.
Wenn du nicht weißt, wie du damit anfangen kannst, probiere es z. B. mit Braindumping: Nimm dir etwas Zeit und schreibe einfach alles auf, was dir so in den Sinn kommt, was du tun möchtest oder musst. Anschließend kannst du das Geschriebene durchgehen und konkrete Ziele oder Aufgaben daraus formulieren. Diese kannst du dann in eine Liste schreiben und sie der Priorität nach ordnen.
Achte darauf, dass die Ziele realistisch und klar formuliert sind, damit sie auch erreichbar sind.
2. Fokussiert an einer Sache auf einmal arbeiten
Dann kannst du deinen Fokus auf eine der Aufgaben nach der anderen legen und dich dann gezielt immer nur dieser Aufgabe widmen. Falls du große Aufgaben vor dir hast, unterteile sie in kleinere Schritte, die du dann nach und nach abhaken kannst – das ist viel weniger überfordernd und somit machbarer.
3. Effektive Zeitplanung
Du musst deine Aufgabenliste auch nicht linear angehen. Wenn du z. B. weißt, dass du vormittags am kreativsten oder fokussiertesten bist, kannst du dich dann wichtigen Aufgaben, die viel Gehirnschmalz benötigen, widmen.
Kleinere Aufgaben, die trotzdem noch gemacht werden müssen, z. B. Emails, kannst du für andere Zeitpunkte einplanen. Schreibe dir einen (realistisch machbaren) Zeitplan auf – dann ist es einfacher, dich daran zu halten.
4. Pausen einplanen
Übrigens: Auch Pausen sind produktiv und gehören in einen effizienten Arbeitsalltag! Das Gehirn braucht auch mal etwas Erholung, um weiterhin gut arbeiten zu können. Plane dir also bewusst Pausen ein und genieße diese dann auch achtsam, damit sie so wirkungsvoll wie möglich sind. 15 Minuten nebenbei am Handy sind nicht mal annähernd so erholsam wie z. B. eingeplante 15 Minuten an der frischen Luft oder 15 Minuten, in denen du angenehme Musik hörst und deinen Körper entspannst. Dann kannst du mit frischem, klaren Kopf wieder an die Arbeit.
Übrigens: Wenn du während der Arbeit merkst, du kannst dich gar nicht fokussieren, ist es auch mal in Ordnung, ungeplant eine kleine Pause zu machen. Wichtig hierbei ist eben auch, dass die Pause achtsam und erholsam gestaltet wird. Du bist keine Maschine und kannst nicht jeden Tag gleich viel Energie oder Konzentrationsvermögen haben – manchmal klappt es nicht so gut, und das ist in Ordnung. Anstatt dir Druck zu machen, auf Zwang am Schreibtisch zu bleiben und dann nur frustrierter zu werden, weil du nicht mit deiner Leistung zufrieden bist, schalte doch mal 15 Minuten lang ab, mache etwas ganz anderes und gehe die Arbeit dann wieder mit einem klaren Kopf an.
5. Ablenkungen verringern
Ist man einmal aus dem Arbeitsflow herausgerissen, kann es sehr lange dauern, wieder hineinzukommen. Deswegen ist es wichtig, so wenig Ablenkung wie möglich um dich herum zu haben.
Dazu gehört ein sauberer und organisierter Arbeitsbereich, denn wenn viel um dich herumliegt, ist deine Konzentration automatisch strapaziert. Auch das Handy sollte im besten Fall weg – stelle es auf stumm oder in den „Nicht stören“-Modus und lege es am besten irgendwo hin, wo du es nicht sehen kannst, um gar nicht erst in Versuchung zu geraten.
Am besten ist es auch, an einem Schreibtisch zu arbeiten (und nicht z. B. im Bett oder auf dem Sofa, wenn du von Zuhause arbeitest). Das Bett oder Sofa assoziierst du mit Schlaf bzw. Entspannung und das führt automatisch dazu, dass du weniger fokussiert bist.
Falls deine Gedanken immer wieder abschweifen, z. B. weil du noch an andere (nicht dringende) Sachen denkst, die du tun musst – schreibe diese auf und plane ein, dich zu einem anderen Zeitpunkt darum zu kümmern.
6. Deine Erfolge erkennen
Viele von uns nehmen uns nicht die Zeit, stolz auf das zu sein, was wir in einem Tag geschafft haben. Das vorhin erläuterte schriftliche Sortieren der Aufgaben und Ziele kann auch hierbei helfen: Am Ende des Tages kannst du auf deine Liste zurückblicken und auf all das, was du abgehakt hast, stolz sein. Sieht man es schriftlich vor sich, hat es einen stärkeren Effekt.
7. Dich belohnen
Du kannst kleine Belohnungen für deine harte Arbeit einplanen – sei das ein kleiner Spaziergang in einer Pause, eine neue Folge deiner Lieblingsserie oder ein Treffen mit Freunden am Abend, oder was du sonst noch so gerne machst.
Es wird sich besonders gut anfühlen, wenn du zufrieden mit dem bist, was du gemacht hast und nicht schon wieder daran denkst, was du noch alles hättest schaffen sollen oder noch schaffen musst. Dieses Gefühl kannst du mithilfe des nächsten Tipps loswerden:
8. Abends den nächsten Tag grob planen
Wenn du Feierabend hast und deine Erfolge wahrgenommen hast, kannst du auch schon mit derselben Braindumping-Methode (oder einer anderen Methode, die für dich funktioniert) einen groben Plan für den nächsten Tag erstellen. Das hilft dir dabei, abschalten zu können, selbst wenn du noch viel vor hast, weil du weißt, dass du dich am nächsten Tag produktiv und mit frischem Kopf dransetzen wirst. Du wirkst damit dem sogennanten Zeigarnik-Effekt entgegen.
Am nächsten Tag kommst du dann auch schneller in deine Arbeit hinein, weil du schon weißt, womit du beginnen wirst und wie dein Tag aussieht. Dann überfordert dich die Planlosigkeit und der Berg an unsortierten To-Dos nicht.
Fandest du diese Tipps hilfreich? Kennst du noch weitere, die dir besonders gut helfen, produktiv zu sein?
