Es steht eine Deadline an. Vielleicht arbeitest du an einer Hausarbeit oder einem wichtigen Projekt für die Arbeit – vielleicht hast du dir auch einfach selbst irgendein Ziel gesetzt, an das du dich unbedingt in einem bestimmten Zeitraum halten wolltest.
Doch schon wieder wird die Zeit knapp und die Frist kommt immer näher…und du bist nicht so weit, wie du sein wolltest. Dann geht es auch schon mit Stress und Frust los und du verzweifelst erst recht.
Jedes Mal nimmst du dir vor, dieses Mal besser zu planen. Jedes Mal nimmst du dir vor, dir mehr Zeit zu lassen.
Warum passiert dir das also immer wieder?
Vielleicht liegt es gar nicht an deiner eigenen fehlenden Willenskraft – vielleicht liegt es an einem sehr häufigen Problem, dem sogenannten Planungsfehlschluss.
Dieser ist eine kognitive Verzerrung, mit der jeder zu kämpfen hat – du bist also bei weitem nicht der Einzige!
Doch was genau ist der Planungsfehlschluss, wieso leiden wir alle daran und – vor allem – was können wir tun, um ihn zu überwinden?
Der Planungsfehlschluss
Dieses gedankliche Phänomen sagt einfach nur aus, dass wir Menschen eine Tendenz haben, zu unterschätzen, wie lange wir für eine bestimmte Aufgabe brauchen werden.
Das gilt auch dann, wenn wir diese Aufgabe (oder eine ähnliche) schon einmal gemacht haben und eigentlich wissen müssten, wie lange sie braucht. Wegen diesem Phänomen passiert es immer und immer wieder, dass wir plötzlich zu wenig Zeit für etwas übrig haben und vollkommen in Stress geraten.
Doch wieso schätzen wir den Zeitaufwand immer wieder falsch ein?
Es gibt mehrere Gründe, weshalb dies der Fall ist:
Der Planungsfehlschluss geht mit einer weiteren kognitiven Verzerrung einher: der sogenannten Optimismusverzerrung, die besagt, dass Menschen die Wahrscheinlichkeit von positiven Ereignissen überschätzen und die Wahrscheinlichkeit von negativen unterschätzen – aber meist nur in Bezug auf sich selbst und ihre eigene Zukunft.
Wir Menschen denken also (über-)optimistisch, wenn wir planen, und denken deswegen jedes Mal, dass es dieses Mal anders wird. Das ist teilweise eben eine Übereinschätzung der Wahrscheinlichkeit eines positiven Ergebnisses (bzw. eine Untereinschätzung dessen, dass Ungeplantes dazwischenkommen kann) und auch der eigenen Fähigkeiten oder Möglichkeiten – und teilweise ist es auch Wunschdenken, weil wir gerne hätten, dass alles schnell und glatt klappt.
Zudem analysieren wir unsere vergangenen Erfahrungen oft nicht detailliert genug (vielleicht auch, weil es unserer Meinung nach zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde – oder weil wir es dank der Optimismusverzerrung nicht für nötig halten). Wir denken zwar vielleicht an das letzte Mal und versuchen, anhand dessen einzuschätzen, wie lange wir brauchen werden – doch wir schauen nicht unbedingt auf jedes Detail und jeden Baustein der Aufgabe und wie viel Zeit die individuellen Schritte in Anspruch genommen haben.
Was können wir also dagegen tun?
Wie schaffen wir es nun also, dass es beim nächsten Mal wirklich anders wird?
Einerseits ist es schon einmal ein wichtiger erster Schritt, überhaupt zu wissen, dass es dieses Phänomen gibt – denn dann kann man es schon mitbedenken, wenn man das nächste Mal die Dauer einer Aufgabe plant oder einschätzt.
Reichlich Pufferzeit einplanen
Weiß man es, kann man sich bewusst viel mehr Zeit einplanen, als man für nötig hält – dann hat man eine gewisse Pufferzeit. Wenn man sie letztendlich doch nicht (vollständig) benötigt, ist das ja auch gut – dann ist man eben früher fertig! Doch wenn man sie dann doch benötigt, hat man sie und kann somit diesen unangenehmen Zeitdruck vermeiden, der entsteht, wenn es knapp wird.
Anhand vergangener Erfahrungen realistischer einschätzen
Darüber hinaus können wir uns den Zeitaufwand von vergangenen Projekten, Aufgaben usw. genauer anschauen (und vielleicht bei zukünftigen auch währenddessen schon dokumentieren, was wie lange gebraucht hat, um es uns beim nächsten Mal einfacher zu machen). Wir können die genauen Schritte (und auch Unvorhergesehenes, das dazwischenkam!) analysieren und somit einen realistischeren Plan für die bevorstehende Aufgabe erstellen.
Strukturiert planen
Es ist ohnehin hilfreich, die Aufgabe/das Projekt im Vorhinein in viele kleine Schritte zu unterteilen, damit wir überhaupt einen Überblick darüber haben, was genau gemacht werden muss. Das machen wir nämlich oft nicht (oder eben oft nicht genau genug) und können daher gar nicht richtig organisiert und realistisch einschätzen, was alles getan werden muss.
Das alles mag vielleicht sehr mühsam oder zu zeitaufwendig klingen, doch es spart uns in Zukunft diese Zeit und vor allem diesen Stress, der aus dem Planungsfehlschluss resultiert – und deswegen lohnt es sich.
Andere Menschen um Hilfe bitten
Eine weitere möglicherweise hilfreiche Taktik ist es, andere Menschen nach ihrer Einschätzung zu fragen – am besten welche, die sich mit diesem bestimmten Projekt oder dieser Aufgabe nicht auskennen. Du kannst ihnen im Groben schildern, was getan werden muss (das hilft dir auch beim Sortieren und Strukturieren) und sie dann nach ihrer Zeiteinschätzung fragen. Die Optimismusverzerrung ist nämlich normalerweise nur dann vorhanden, wenn es um unsere eigenen Sachen geht. Andere Menschen werden dir eher realistische oder sogar pessimistische Einschätzungen geben (also überschätzen, wie lange es braucht), was dir im Endeffekt auch wieder Pufferzeit geben könnte!
Hoffentlich fühlst du dich nun besser gewappnet, an zukünftige Projekte ranzugehen – und hoffentlich weißt du jetzt, wie du diesen vermeintlich unvermeidbaren Zeitstress umgehen kannst! Wir wünschen dir viel Erfolg dabei!
